Polityka prywatności

Dokument opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe w serwisie wynajmiq.pl oraz w aplikacji WynajmiQ, zgodnie z RODO (rozporządzenie 2016/679).

Obowiązuje od 11 lipca 2026 r. Ostatnia aktualizacja: 3 sierpnia 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych, zwanym dalej „Administratorem" albo „my", jest:

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z nami pod adresem kontakt@wynajmiq.pl.

2. Zakres i cele przetwarzania

2.1. Lista oczekujących (waitlista)

• Dane: adres e-mail.
• Cel: kontakt w sprawie uruchomienia dostępu do aplikacji oraz informowanie o starcie produktu.
• Podstawa prawna: zgoda osoby, która zapisała się na listę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a w zakresie marketingu własnych usług - nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.2. Konto w aplikacji

• Dane: adres e-mail, dane profilu wynajmującego, opcjonalnie dane firmowe (nazwa, NIP, adres) do rozliczeń i faktur.
• Cel: świadczenie usługi zgodnie z regulaminem.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

2.3. Dane osób trzecich wprowadzane przez użytkownika

Dane najemców (imię i nazwisko, dane kontaktowe, a jeśli wynajmujący je wprowadzi - PESEL i dane dokumentu tożsamości) wprowadza w aplikacji wynajmujący. To samo dotyczy danych innych osób trzecich, na przykład właściciela lokalu, gdy użytkownik zarządza najmem w jego imieniu. W tym zakresie administratorem danych jest użytkownik, który je wprowadza, a WynajmiQ działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (warunki powierzenia opisujeregulamin). Dane PESEL i numer dokumentu przechowujemy w postaci zaszyfrowanej (AES-256) i udostępniamy wyłącznie wynajmującemu, do którego należą, oraz danemu najemcy w jego portalu.

2.4. Dane techniczne

• Dane: adres IP, informacje o przeglądarce, logi serwera i zdarzeń w aplikacji.
• Cel: zapewnienie bezpieczeństwa, diagnostyka i utrzymanie usługi.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane zaufanym dostawcom, którzy przetwarzają je na nasze zlecenie, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

• dostawca infrastruktury serwerowej (hosting),
• dostawca chmury i rejestru obrazów aplikacji (Microsoft Azure),
• dostawca analityki strony (Google Ireland Ltd. - Google Analytics 4, tylko za zgodą),
• dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail (po uruchomieniu wysyłki).

Jeśli którykolwiek dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie zabezpieczeń wymaganych przez RODO (m.in. standardowych klauzul umownych). Nie sprzedajemy danych osobowych.

4. Okres przechowywania

• Waitlista: do czasu wycofania zgody albo realizacji celu (start produktu i kontakt), nie dłużej niż to potrzebne.
• Dane konta i usługi: przez czas korzystania z aplikacji, a po jej zakończeniu przez okres wynikający z przepisów (m.in. podatkowych i przedawnienia roszczeń).
• Dane wrażliwe najemców: usuwane na żądanie zgodnie z zasadą minimalizacji, przy zachowaniu danych rozliczeniowych wymaganych prawem.
• Usunięcie konta: usunięcie konta w aplikacji trwale usuwa z systemu wszystkie dane wprowadzone przez użytkownika, w tym dane najemców, dokumenty i pliki. Przed usunięciem konta użytkownik może pobrać eksport swoich danych. Kopie zapasowe bazy danych są nadpisywane automatycznie w cyklu do 14 dni i po tym czasie nie zawierają usuniętych danych.

4a. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały.

5. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci prawa do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).

Aby skorzystać z tych praw, napisz nakontakt@wynajmiq.pl. Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

6. Dobrowolność podania danych

Podanie adresu e-mail na listę oczekujących jest dobrowolne, ale niezbędne, abyśmy mogli się z Tobą skontaktować. Podanie danych konta jest dobrowolne, lecz konieczne do korzystania z aplikacji.

7. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie połączeń (HTTPS), szyfrowanie danych wrażliwych (PESEL, numer dokumentu) algorytmem AES-256, kontrolę dostępu opartą na rolach oraz separację danych poszczególnych wynajmujących. Administrator platformy nie ma dostępu do danych wrażliwych najemców.

8. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Strona wynajmiq.pl korzysta z plików cookie w następujących kategoriach:

• Niezbędne - wymagane do działania strony, m.in. zapamiętanie Twojej decyzji o zgodzie. Działają zawsze.
• Analityczne (Google Analytics 4) - anonimowa statystyka odwiedzin dostarczana przez Google Ireland Ltd. Uruchamiane wyłącznie po Twojej zgodzie (Consent Mode). Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Reklamowe - pomiar skuteczności i personalizacja reklam Google. Obecnie nie wyświetlamy reklam; kategoria uruchamiana jest wyłącznie po zgodzie.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić albo wycofać przez link „Ustawienia cookie" w stopce strony. Aplikacja WynajmiQ korzysta z pamięci przeglądarki (localStorage) wyłącznie w celach niezbędnych do działania: przechowania tokenu zalogowania oraz preferencji interfejsu (motyw, język). Nie są to dane wykorzystywane do profilowania ani do marketingu osób trzecich.

9. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować wraz z rozwojem usługi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, ze wskazaniem daty obowiązywania.